七、文件管理制度
1.文件的起草、收發(fā)、打印、歸檔整理、借閱銷毀等由綜合辦公室負(fù)責(zé)執(zhí)行（紀(jì)委、工會(huì)文件由分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)審批，由部門(mén)負(fù)責(zé)管理）。其他各部門(mén)（單位）一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。
2.例行節(jié)約，打印用紙必須雙面使用。機(jī)關(guān)需作廢的紙制品，須做碎紙?zhí)幚怼?/span>
3.減少發(fā)文數(shù)量。上級(jí)下發(fā)的可直接執(zhí)行的，公司不再轉(zhuǎn)發(fā)和重復(fù)發(fā)文。沒(méi)有實(shí)質(zhì)內(nèi)容、可發(fā)可不發(fā)的文件一律不發(fā)。能以通知形式下發(fā)的，單位及部門(mén)經(jīng)請(qǐng)公司主要領(lǐng)導(dǎo)及分管領(lǐng)導(dǎo)后，自行發(fā)送。
4.除上行文、涉密文件、必要?dú)w檔的文件外，原則上各類文件均以電子文件的形式利用OA協(xié)同辦公系統(tǒng)傳輸，各單位及部門(mén)自行查閱并歸檔，不得遺失。禁向收購(gòu)廢舊物資的單位或個(gè)人銷售公司文件、資料。
5.控制發(fā)文規(guī)格。能以公司辦公室、公司黨委辦公室（即前司辦發(fā)、前辦發(fā)）名義發(fā)文的不以公司、公司黨委（即前司發(fā)、前發(fā)）名義發(fā)文。
6.公文發(fā)送綜合辦公室填寫(xiě)發(fā)文審批單前，由承辦業(yè)務(wù)單位及部門(mén)擬稿，承辦單位及部門(mén)負(fù)責(zé)人審核、校對(duì)，負(fù)責(zé)人應(yīng)對(duì)本單位及部門(mén)起草的文件全面把關(guān)，重點(diǎn)審核文稿內(nèi)容是否真實(shí)、觀點(diǎn)是否正確、語(yǔ)言表述是否準(zhǔn)確精練、文稿結(jié)構(gòu)是否嚴(yán)謹(jǐn)、條理是否清楚。發(fā)文審批單擬稿部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，經(jīng)綜合辦公室副主任、主任填寫(xiě)核稿人和審批意見(jiàn)。以公司黨委、公司名義發(fā)文，需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后報(bào)主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。以公司黨委辦公室名義發(fā)文，需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后報(bào)黨委副書(shū)記簽發(fā)。以公司辦公室名義發(fā)文，需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)簽字后報(bào)常務(wù)副總經(jīng)理簽發(fā)。內(nèi)部明電由分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。
7.擬制的公文，對(duì)涉及其他部門(mén)職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)，主辦部門(mén)應(yīng)當(dāng)主動(dòng)與有關(guān)部門(mén)協(xié)商，取得一致意見(jiàn)并會(huì)簽后方可履行后續(xù)發(fā)文程序。
凡符合下列條件之一的文件，必須經(jīng)相關(guān)部門(mén)會(huì)簽：一是需要公司相關(guān)部門(mén)和直屬單位遵照?qǐng)?zhí)行的業(yè)務(wù)管理辦法和實(shí)施方案；二是需要公司多個(gè)部門(mén)審核批準(zhǔn)的所屬單位業(yè)務(wù)的批復(fù)；三是需要明確公司多個(gè)部門(mén)職責(zé)義務(wù)的通知、意見(jiàn)；四是經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或公司綜合辦公室審定需要會(huì)簽的文件。
確需會(huì)簽事項(xiàng)：一是原則上涉及項(xiàng)目申報(bào)、審批等以及涉及資金申報(bào)、使用等事項(xiàng)須公司財(cái)務(wù)管理部會(huì)簽；二是涉及表彰獎(jiǎng)勵(lì)等事項(xiàng)須公司黨委工作部、紀(jì)委、人力資源部、審計(jì)部會(huì)簽；三是涉及制度辦法合同等事項(xiàng)須公司合規(guī)風(fēng)控部會(huì)簽；四是公司領(lǐng)導(dǎo)及綜合辦公室明確需要相關(guān)部門(mén)會(huì)簽的其他事項(xiàng)。
8.擬制公文實(shí)行起草部門(mén)負(fù)責(zé)制，對(duì)公文內(nèi)容、數(shù)據(jù)等負(fù)責(zé)。擬制公文正式下發(fā)前，由起草部門(mén)進(jìn)行最終校稿并簽字，對(duì)于出現(xiàn)問(wèn)題并造成影響的，將追究起草部門(mén)相關(guān)人員責(zé)任。
9.經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的公文稿，如有必要作實(shí)質(zhì)性修改，需重新填寫(xiě)發(fā)文審批單經(jīng)簽發(fā)人同意后方可修改。
10.提升上級(jí)來(lái)文傳閱辦結(jié)時(shí)效
一是公司綜合辦公室對(duì)上級(jí)來(lái)文統(tǒng)一簽收，簽收時(shí)注意文件是否完整，如有殘缺或破損等異常情況應(yīng)及時(shí)提出并與上級(jí)對(duì)口業(yè)務(wù)部門(mén)及時(shí)溝通。二是公司綜合辦公室對(duì)上級(jí)來(lái)文進(jìn)行分類登記，通過(guò)OA協(xié)同辦公系統(tǒng)，填寫(xiě)《文件傳閱單》，報(bào)綜合辦公室主任簽署擬辦意見(jiàn)，根據(jù)簽署意見(jiàn)呈報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批示，并及時(shí)做好文件流轉(zhuǎn)傳閱工作。三是公司領(lǐng)導(dǎo)批示文件，承辦部門(mén)要嚴(yán)格按照批示意見(jiàn)第一時(shí)間落實(shí)，由部門(mén)負(fù)責(zé)人簽署承辦意見(jiàn)，明確具體責(zé)任人，在規(guī)定辦結(jié)時(shí)限內(nèi)及時(shí)向公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，確保各項(xiàng)工作任務(wù)落實(shí)、落細(xì)、落地。
11.各單位和部門(mén)因工作需要可借閱一般性文件，需嚴(yán)格履行借閱手續(xù)。對(duì)有密級(jí)程度的文件，需公司主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，涉密文件的部門(mén)負(fù)責(zé)人到保密室閱覽，嚴(yán)禁復(fù)印、拍照、帶走等，嚴(yán)格執(zhí)行保密制度。
12.提高文件和材料報(bào)送質(zhì)效。各部門(mén)（單位）報(bào)送的文件和材料，要切實(shí)提高質(zhì)量和效率，嚴(yán)格按照要求的時(shí)間報(bào)送，報(bào)送的材料經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審核同意并簽字后上報(bào)。